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DATA CERTA DIGITALE

Il servizio Data Certa Digitale consente di apporre, su documenti elettronici, data e ora in modo:

  • certo,
  • opponibile a terzi,
  • valido ai fini legali.

Il servizio garantisce infatti la stessa validità sia dell’apposizione del “bollo” da parte degli uffici postali, sia delle procedure notarili e dei pubblici uffici finalizzate a certificare data e ora di “emissione” di un documento.

Data Certa Digitale, è un servizio che utile ad evitare code, risparmiare tempo e minimizzare gli spostamenti, il quale rispetto alla normale operatività di bollatura tramite ufficio postale, consente di utilizzare un processo automatizzato, standardizzato e certificato per l'apposizione di una Marca Postale Elettronica (EPCM).
L’apposizione dell’EPCM (Electronic Postal Certification Mark) rappresenta prova legale di esistenza del documento stesso al momento della marcatura. Inoltre, l’EPCM, garantisce l’integrità e la non modificabilità del documento e ha validità a livello internazionale.
L’EPCM è infatti un timbro postale elettronico riconosciuto come standard in ambito UPU (Universal Postal Union), creato per facilitare lo scambio di comunicazioni tra gli operatori postali delle diverse nazioni.
In Italia l’unico operatore autorizzato a rilasciare l’EPCM è Poste Italiane.

PRINCIPALI FUNZIONALITA'
- Possibilità di caricamento sul web o invio via fax dei documenti da marcare (con scansione preliminare da parte del cliente);
- profilazione differenziata degli utenti, in modo che solo le persone autorizzate possano accedere ai documenti;
- indicizzazione online dei documenti con chiavi di ricerca scelte dal Cliente, per poi poter essere sottoposti al processo di apposizione dell’EPCM rilasciata da Poste Italiane;
- archiviazione dei documenti nel Centro Servizi Gestione Documentale di Postel dove gli utenti autorizzati possono ricercarli e consultarli in modo sicuro via Web;
- invio in Conservazione Sostitutiva della documentazione marcata, a garanzia del mantenimento della validità legale nel tempo secondo le disposizioni del CNIPA e del Ministero dell’Economia e delle Finanze.

OFFERTA DI POSTEL:

OFFERTA BASE 

L’offerta base prevede l’attivazione di uno dei quattro Plafond disponibili in base alle proprie esigenze:
- Plafond 500 documenti;
- Plafond 6.000 documenti;
- Plafond 20.000 documenti;
- Plafond 100.000 documenti.

  • Con ciascun Plafond è possibile attivare il servizio Datacerta su massimo due tipologie documentali (Es. Atti e Contratti, ecc.), per documenti che non superino le 10 pagine.
  • L’offerta base comprende l’attivazione di un profilo supervisore in grado di accedere a tutte le funzioni, 5 profili operatore (con limitazioni sulle funzioni) e 40 visori (abilitati alla sola lettura).
  • Con ognuno dei Plafond descritti vengono assegnate 10 Chiavi di Indicizzazione necessarie per il successivo upload ed invio del documento da “datacertare”.

OFFERTA SLIM

L’offerta Slim prevede l’attivazione di uno dei due Plafond disponibili in base alle proprie esigenze:
- Plafond 100 documenti;
- Plafond 150 documenti.

  • Con ciascun Plafond è possibile attivare il servizio Datacerta su un massimo di una tipologia di documento (Es. Atti e Contratti, ecc.), per documenti che non superino le 10 pagine.
  • L’offerta base comprende l’attivazione di un profilo supervisore in grado di accedere a tutte le funzioni e un Gruppo di utenza (numero di Sedi/Centri/Filiali/Uffici che inviano documenti da datacertare)
  • Con ognuno dei Plafond descritti vengono assegnate 9 Chiavi di Indicizzazione necessarie per il successivo upload ed invio del documento da “datacertare”.

Nel servizio è inclusa l’apposizione dell’EPCM per garantire nel tempo la validità della data e dell’ora come prova di esistenza dello stesso documento al momento della marcatura temporale.

Per effettuare un upload dei documenti con l’offerta base l’operatore può utilizzare il Canale di Trasmissione Web direttamente sul portale di Postel specificando il tipo di documento e indicando le Chiavi di Indicizzazione.

I documenti datacertati sono Conservati a Norma per dieci anni e sono consultabili online per il primo anno in modalità Archiviazione.

La Conservazione Sostitutiva è gestita interamente da Postel che si assume tutti gli oneri relativi alle attività, alle procedure e alle responsabilità previste dall’attuale normativa in materia. I Documenti conservati saranno consultabili ed esibibili a norma per tutto il tempo richiesto dal cliente (tipicamente 10 anni) e, su richiesta,  riversati su DVD.

SERVIZI OPZIONALI
È possibile consultare i documenti marcati temporalmente direttamente dalla intranet o dal sito Web del Cliente utilizzando il servizio Internet Presentment.
Il servizio consente agli utenti delle aziende di:
- Ricercare i documenti  per indici e  consultarli
- Stamparli in locale
La soluzione Postel risulta:
- di facile utilizzo per l’utente finale;
- personalizzabile in base alle esigenze del cliente;
- rispettosa per quanto attiene le esigenze di protezione delle informazioni;
- vantaggiosa, perché rende immediatamente disponibile la consultazione dei documenti.



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